Il piano di comunicazione è uno strumento che consente di programmare e gestire le azioni di comunicazione per il raggiungimento di specifici obiettivi strategici e di comunicazione dell’organizzazione.
È finalizzato al perseguimento di tre possibili finalità:
- in primo luogo, quella strategica, in quanto può aiutare l’organizzazione nell’implementazione delle proprie politiche;
- in secondo luogo, la facilitazione della convergenza tra le logiche della comunicazione interna e quelle della comunicazione esterna dell’ente, favorendo quella che si può definire come comunicazione integrata;
- in terzo luogo, quella di incentivare la costruzione di relazioni bidirezionali tra l’organizzazione e i suoi pubblici di riferimento. Si tratta di relazioni consapevoli e costanti nel tempo, non casuali o episodiche, finalizzate alla co-produzione di senso e significati nello scambio comunicativo tra l’ente e i suoi destinatari.
È, inoltre, in generale uno strumento di coordinamento di tutti i soggetti, le strategie e le azioni di comunicazione che l’amministrazione mette in campo per favorire il raggiungimento dei propri obiettivi di comunicazione.
Il piano di comunicazione, oltre che come strumento, può essere inteso come processo organizzativo che si articola in tre fasi distinte:
- pianificazione e redazione, fase in cui si arriva alla stesura del piano;
- implementazione, fase della concreta realizzazione e gestione dello stesso;
- valutazione, fase di verifica dei risultati ottenuti, dell’impatto e degli effetti generati sul contesto interno ed esterno all’ente e delle eventuali discrepanze tra questi e gli obiettivi prefissati.
Intendere il piano di comunicazione nella sua dimensione processuale significa non ridurlo a semplice documento che elenca le azioni comunicative dell’ente, ma pensarlo come un processo che attraversa l’amministrazione, che la coinvolge interamente e la modifica nelle sue modalità organizzative (PAQ – Pubblica Amministrazione di Qualità).
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