La soluzione di collaborazione dovrà sostituire nel tempo gli attuali sistemi telefonici eterogenei, secondo un piano di migrazione ben definito che prevede l’utilizzo di ulteriori apparati e licenze oltre a quelle che sono già in fase di acquisizione tramite separate procedure di appalto, delle quali la più consistente è stata già aggiudicata con la procedura di gara per i lavori di ristrutturazione della ex-Facoltà di Scienze MMFFNN.
La piattaforma deve essere basata esclusivamente sul protocollo IP ed aperta alle modalità di interazione più avanzate, quali ad esempio le soluzioni video e di collaborazione condivisa; dovrà inoltre essere in grado di gestire e monitorare tutti i processi di comunicazione attraverso un’interfaccia di utilizzo unica e semplice per tutti i dispositivi attivi oggetto di fornitura.
Di seguito si riassumono le caratteristiche principali della soluzione integrata del nuovo sistema VoIP:

1. Il sistema dovrà presentarsi come un sistema unico, integrato, completamente ridondato in ogni sua parte ed in grado di sfruttare le tecnologie di virtualizzazione presenti oggi sul mercato;
2. Il sistema telefonico dovrà poter gestire in maniera distribuita tutte le linee di comunicazione esistenti, eventualmente ottimizzando il loro utilizzo e garantendo gli opportuni back-up per le sedi più importanti e anche per quelle più piccole e remote;
3. La rubrica telefonica di ateneo, come il piano di numerazione, deve essere unica e consultabile da tutti i dispositivi telefonici IP;
4. Il sistema dovrà essere in grado di supportare il maggior numero di telefoni IP presenti oggi in ateneo, deve supportare il protocollo SIP e deve poter supportare anche client telefonici software, installabili su PC, tablet e smartphone in tecnologia Android e Apple iOS;
5. Il sistema dovrà essere a tutti gli effetti un vero e proprio sistema di collaborazione aperto, se necessario, anche verso l’esterno al di fuori dei confini della Rete di Ateneo ed in grado di supportare servizi innovativi e avanzati, fra cui quelli riportati qui di seguito a titolo puramente esemplificativo:
   • Segreteria telefonica audio e video
   • Servizi di presenza e di comunicazione non vocale (chat, etc.)
   • Portabilità del proprio numero sul terminale mobile
   • (SNR), ovvero reperibilità dell’utente su un solo numero
   • Servizi di conferenza, audio, video, dati integrabili e attivabili da PC, tablet e smartphone;
6. Il sistema telefonico dovrà in futuro garantire un servizio configurabile di risposta automatica (IVR), integrato e non dipendente da hardware specifico;
7. Il sistema deve poter garantire una migrazione dell’intera infrastruttura telefonica presente oggi in ateneo, che risulti graduale e dilazionata nel tempo, in funzione delle nuove esigenze e dei budget disponibili e, soprattutto, senza particolari disservizi all’utenza dell’Ateneo.

 
Possiamo quindi identificare i seguenti macro-componenti, che presi, nel loro insieme vengono a costituire quella che abbiamo definito in precedenza come piattaforma di comunicazione e collaborazione integrata:

• Unified Communications Manager
• Licenze utente
• Voice Gateway

 
Vediamo ora una breve descrizione dei diversi componenti evidenziati, in riferimento alla realtà dell’Università stessa.

Unified Communications Manager

L’Unified Communications Manager (da ora in avanti UCM) è l'applicazione principale di controllo delle chiamate audio e video di ateneo e dovrà, pertanto, essere una piattaforma leader di mercato, con affidabilità e con caratteristiche uniche di sicurezza e scalabilità.
Si configurerà inizialmente come server singolo virtualizzabile ed in futuro, quando saranno in esercizio gli apparati oggetto delle ulteriori forniture sopra menzionate, come un insieme di server collaborativi tra loro in modalità clustering, in grado di realizzare la centralizzazione ed unificazione dei servizi.
Il sistema UCM dovrà avere numerose funzionalità e servire come base per il portafoglio di applicazioni di collaborazione di livello enterprise e dei dispositivi di collaborazione unificata. Dovrà avere inoltre la flessibilità di collegare tutti gli utenti con gli strumenti opportuni e le risorse di cui hanno necessità per essere efficaci nel loro lavoro.
L’UCM dovrà essere realizzato in alta affidabilità, mediante le funzioni di clustering, e comprendere le seguenti funzioni:

• (singolo server virtuale): depositario della configurazione del sistema di unified communications (UC)
• (server virtuali multipli): gestori del call processing e degli apparati audio e video, basati sul protocollo IP (compresi gli adattatori analogici)

 
Si tratta di servizi realizzati da nuovi “subscriber” per gestire meglio il carico di call processing anche in modalità active/active e i servizi TFTP/Music-on-Hold, per la gestione rispettivamente dei firmware degli apparati e dei servizi di attesa.
Le macchine dovranno essere dimensionate per garantire la completa migrazione delle utenze indicate nelle consistenze fornite. La flessibilità della struttura dovrà consentire di gestire ogni necessità aggiuntiva senza interventi fisici.

Licenze utente

Il nuovo sistema di collaborazione dovrà avere un servizio di licensing di durata illimitata e modulare con un modello su base utente, con vari tagli relativi ai vari dispositivi e alle applicazioni che il singolo utente dovrà e potrà utilizzare.
In particolare le licenze utente dovranno essere di tre tipologie:

• Singolo dispositivo per singolo utente
• Doppio dispositivo per singolo utente
• Fino a 10 dispositivi per singolo utente

 
A questa lista dovranno essere previste ed aggiunte le licenze per gli hardware accessori, come ad esempio gli adattatori analogici/Fax.
Per dispositivo si dovrà intendere un banale telefono, una stazione video da scrivania, una stazione video di stanza oppure ancora un software unico ed indipendente dalla piattaforma hardware utilizzata, con supporto delle più note piattaforme Tablet, Smartphone e personal computer.
Come già accennato, saranno acquistati in futuro ulteriori blocchi di licenze in funzione al numero di utenti che la piattaforma dovrà gestire e del numero di dispositivi a disposizione di ogni singolo utente. In questo modo, sarà possibile l’attivazione di nuove licenze on-demand.
 

End-point

Per cambiare le modalità di collaborazione in ateneo, all’interno ma anche verso l’esterno, realizzando una efficiente infrastruttura di collaborazione, un elemento fondamentale è lo strumento che l’utente utilizza nel processo di comunicazione, strumento che potrà essere più o meno sofisticato e dotato di funzionalità diversificate a seconda delle necessità e delle modalità di utilizzo.
Tale componente, chiamato genericamente end-point, presenta aspetti di design importanti, per la gradevolezza dell’utilizzo, un’ergonomia studiata per il miglior risultato finale ed è normalmente l’unica componente non ridondata dell’intera piattaforma di collaborazione.
Per ovviare a questo fatto, normalmente la piattaforma di collaborazione consente a livello applicativo di lavorare su flussi di comunicazione multipli, normalmente utilizzati in modalità sequenziale: l’esempio più noto è la funzionalità di single-number-reach (SNR), che consente ad un utente di disporre di un solo interno telefonico, associato dalla piattaforma stessa a tutti i terminali di comunicazione in suo possesso, es. telefono, cellulare, tablet e pc portatile.
Nella pratica, ciò significa che a fronte di un guasto di un terminale, la conversazione e la collaborazione in atto tra le parti potrà continuare utilizzando un secondo terminale e, volendo, una diversa modalità di collaborazione.
Considerando a titolo di riferimento la nuova piattaforma di collaborazione, sarà necessario fornire all’ateneo diverse tipologie di end-point, dotati di capacità audio e di capacità audio/video e di condivisione dei contenuti multimediali.

Voice Gateway

L’elemento della nuova piattaforma di collaborazione che funge da interfaccia con la rete telefonica pubblica è il Voice Gateway. È l’elemento che traduce le comunicazioni IP tra i vari utenti in protocolli adatti alla realtà pubblica dove le conversazioni avvengono attraverso terminali analogici oppure, più frequentemente, attraverso canali digitali, generalmente consolidati in connessioni a 2 canali (accesso base – BRI) o a 30 canali (accesso primario – PRI).
Tali componenti sono normalmente ridondati e supportano più interfacce di comunicazione, in una modalità distribuita che garantisce la piena disponibilità dell’intero sistema di comunicazione, anche a fronte di uno o più guasti delle linee esterne ISDN.
Questo significa che una chiamata verso l’esterno, normalmente inoltrata da uno specifico voice gateway, può comunque essere gestita da un altro voice gateway nel caso in cui la linea impegnata presenti un guasto.
A tale importantissima funzione, si aggiunge anche la possibilità del voice gateway di svolgere, in determinate condizioni, le funzionalità di base del sistema UCM, nel caso, altamente improbabile ma possibile, che i servizi UCM non siano disponibili per i terminali di collaborazione distribuiti in rete.
Si parla di servizi di site recovery o di sopravvivenza del sistema di comunicazione (funzionalità SRST).
Infine, considerando la fase di migrazione dalla situazione eterogenea attuale, è necessario che tali voice gateway, possano interfacciare correttamente, non solo la rete pubblica PSTN, ma anche i centralini telefonici attualmente in campo, in particolare la centrale Alcatel e la centrale Siemens.
Nell’immagine, riportata qui sotto, si è voluto rappresentare in modo logico ma completo lo schema della nuova piattaforma di collaborazione, in modo che risultasse evidente, anche al semplice sguardo, l’obiettivo finale che la direzione ICT di Ateneo si è data.
Tale schema deve rimanere come riferimento per tutta la durata del progetto, dove man mano si andranno ad inserire i vari componenti sin qui descritti.